Son dönemde katıldığım üniversite konferanslarında öyle ilginç deneyimlere sahip olma şansım oldu ki. Yüz binlerce liralık dev bütçeli, sponsorlu etkinliklerin minik beceriksizliklerle nasıl berbat edilebildiğini de gördüm, çok isteyince her şeye (ve rektöre) rağmen enfes işlerin nasıl çıkartıldığını da.

Sözüm kulüplerde görev yapan üniversite öğrencisi dostlarıma. Aklıma gelen maddeleri sıralayacağım

1. Kaliteli bir içeriğin oluşması için konuya farklı açılardan bakan insanları davet edin.
2. En az 20 gün önceden duyurmaya başlayın. (Son 1 hafta duyurulan etkinliklerde başarı oranı çok düşüyor)
3. Facebook’u çok etkin kullanın. Sadece Fan sayfası ya da etkinlik olarak tanımlamaktan bahsetmiyorum. Doğu Akdeniz Üniversitesi IEEE Kulübü’nün yaptığı bir uygulamadan bahsedeyim, bütün üyeler yapacakları etkinliğin afişini Facebook’da profil fotoğrafı yaptılar. Düşünsenize Facebook sayfanızda sürekli bu etkinliğin logosu akıyor.
4. Asla ve asla Pazar gününe tek günlük etkinlik düzenlemeyin.
5. Paralı bir sertifika programı düzenliyorsanız, başlangıcında iki saatlik ücretsiz bir oturum düzenleyin ve bu oturumun ÜCRETSİZ olduğunu çok iyi duyurun. Bu etkinliğin sonunda kayıtları alın, çok daha yüksek bir katılım yakalayacaksınız.
6. Bu işin kesinlikle ve kesinlikle bir ekip işi olduğunu unutmayın. Hem projelendirme aşamasında, hem de sahada (etkinlik sırasında) sahada adım atmadık yer bırakmayın. Etkinliği parçalara bölüp her paraya sorumluluk sahibi bir sorumlu atayın.
7. Okuldan,  okulun rektöründen, dekanından asla destek beklemeyin. İsteyin ama beklemeyin. Zira eğer destek alamazsanız hayal kırıklığına uğramazsınız (ki çoğunlukla alamayacaksınız) alırsanız da ekstra güç katacaktır. Unutmayın, bu iş bir gönüllü işi ve kimse böyle bir işe zorla gönül vermez.
8. O ekibin başındaki kişi sizseniz asla kimseyi bir şeye zorlamayın, onları motive edin, emir verirken bile yumuşak olun.
9. Her etkinlikten önce her şeyi tekrar tekrar deneyin, çalışıyorsa bile hazırda yedeğini tutun tüm cihazların (projeksiyon, laptop, ses kayıt cihazı, mikrofon)
10. Konuşmacıları çok ama çok iyi ağırlayın, unutmayın dinleyiciler yine sizin okulunuzdan ama konuşmacılarınız muhtemelen önemli yerlerdeki önemli insanlar olacak ve onların geri döndüklerinde beraberlerinde güzel anılar götürmeleri çok önemli. İyi ağırlama, onları bir sonraki etkinliğinize çok daha kolay çağırmanızı sağlar. Kötü ağırlama ise, onları sadece sizin değil okulunuzun ve kulübünüzün de kaybetmesine neden olur.
11. Önemli bir etkinlik söz konusu ise mutlaka ve mutlaka herkesin dışarıda olduğu ortak saatleri tercih edin. Mümkün değilse okutmanlarla görüşüp müsamaha isteyin. (Muhtemelen alamayacaksınız )
12. Konferans sırasında salona giriş çıkışları mutlaka düzenleyin. Bu giriş çıkışların konuşmacıyı etkilemesine izin vermeyin. Eğer kapı konuşmacıya yakınsa mutlaka kilitleyin.
13. Etkinlik parasız ise bile mutlaka bir sertifika ya da katılım belgesi düzenleyin. Üniversite öğrencileri –maalesef- diplomanın bile bir şeye yaramadığı günümüzde sertifikanın çok işlerine yarayacağını zannediyor.
14. Çok anlaşılır, çok belirgin bir afiş hazırlayın, öğrenciler çok uzaktan bakıldığında bile bu etkinliğin ona ne katacağını anlasın.
15. Konuşmacıların isimlerinden çok unvanlarını belirtin, önemli özellikleri varsa mutlaka belirtin.
16. Konferansa katılacak isimlerle sadece e-posta ile iletişim kurmayın, mutlaka telefonla görüşün. İşi ne kadar ciddiye aldığınızı defalarca gösterin.
17. Etkinliğe mutlaka hizmet sponsorları dahil edin. Bir kahve evini, stand koyup kahve dağıtmak için, bir pastaneyi kuru pasta için ayarlamak hiç de zor olmayacaktır.
18. Eğer yapabilirseniz, etkinliğe katılan dinleyiciler için her oturumun sonunda birer küçük hediye verin.
19. Mutlaka ama mutlaka konuşmacılarınıza sizi temsil eden birer plaket vs. yaptırın. Bu plaket ne kadar güzel olursa bu kişinin odasında o kadar güzel bir yerde olacaksınız. Ayrıca çiçek yerine fidan bağışı yapın.
20. Etkinliğinizde yüzlerce fotoğraf çekip bu fotoğrafları sosyal mecralarda mümkün olduğunca yayın. Unutmayın bu fotoğraflar bir sonraki etkinliğinizin aynası olacak.

Bu notları almamda büyük pay sahibi olan, son dönemde katıldığım etkinliklerde profesyonel bir şirket gibi çalışıp bana ilham veren inanılmaz gençlerden oluşan birkaç kulübün adını telaffuz etmeliyim. Doğu Akdeniz Üniversitesi IEEE Kulübü’ne, Çukurova Üniversitesi IEEE Kulübü’ne, Dokuz Eylül Üniversitesi Kariyer ve Yönetim Kulübü’ne, Yıldız Teknik Üniversitesi Kişisel Gelişim ve Girişimcilik Kulübü’ne ve adını telaffuz etmeyi unuttuğum diğer üniversite kulüplerine teşekkür ediyorum.

Siz de eklemek istediğiniz maddeler varsa bu yazının altına ekleyin lütfen. Buradan güzel bir kaynak oluşturalım yeni kulüp üyesi arkadaşlarımız faydalansınlar.